Cession de dossiers

La cession ou la garde provisoire de dossiers doit être conforme au Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins ainsi que des autres effets. Le décès du médecin, la révocation de son permis, la radiation du tableau du Collège des médecins du Québec (le « Collège »), la limitation ou la suppression de son droit d’exercer des activités professionnelles ou la cessation d’exercer (retraite, démission…) ainsi que toute situation où le médecin accepte une fonction qui l’empêche d’assurer la garde de ses dossiers donnent ouverture à la cession des dossiers ou à la garde provisoire (articles 27 et suivants du Règlement).

En vertu du Règlement, un cessionnaire désigne un médecin ou un groupe de médecins à qui sont cédés les effets d’un médecin lors d’une cessation définitive d’exercice. Un gardien provisoire désigne un médecin, un groupe de médecins ou un ayant cause d’un médecin décédé, à qui sont confiés les effets d’un médecin avant qu’un cessionnaire soit désigné ou lors d’une cessation temporaire d’exercice.

La conservation des dossiers désigne, quant à elle, la sauvegarde des intérêts des patients et l’assurance du respect des règles relatives à la confidentialité des renseignements contenus aux dossiers, tout en permettant en tout temps de procéder à la destruction des médicaments et des vaccins périmés. Un dossier médical doit être maintenu actif pendant une période d’au moins 5 ans suivant, selon le cas, la date de la dernière inscription ou insertion au dossier ou, s’il s’agit d’un projet de recherche, la date marquant la fin de ce projet. Après cette période de 5 ans, le dossier est considéré inactif et peut être détruit, à l’exception des comptes rendus opératoires de chirurgies majeures, des rapports d’anatomopathologie et des rapports de tests génétiques qui doivent être conservés pour une période de 10 ans dans la mesure où il n’y a pas d’autre exemplaire disponible. Après cette période, ces documents peuvent être détruits sauf les rapports de tests génétiques qui doivent être conservés pour une période additionnelle de 10 ans, à moins qu’ils aient été remis à la personne concernée par ces rapports ou qu’il en existe un autre exemplaire disponible.

Dans tous les cas où les effets du médecin doivent faire l’objet d’une cession ou d’une garde provisoire, une convention doit être constatée par écrit. Elle doit indiquer le nom du cessionnaire ou du gardien provisoire, l’adresse du lieu d’exercice principal de sa profession et, le cas échéant, celles des autres lieux d’exercice de sa profession, son numéro de téléphone, le motif donnant lieu à la cession ou à la garde provisoire et sa date de prise d’effet; une copie de la convention doit être expédiée au secrétaire du Collège dans les 30 jours de sa prise d’effet.

Formulaire (à imprimer - format légal)
Convention concernant une cession ou une garde provisoire

Renseignements
514 933-4441, poste 5394