Départ d’un groupe et frais afférents au dossier

L’entente préalable : ne partez pas sans elle !

Source : Direction des enquêtes
Revue Le Collège (Hiver 2006)

Depuis l’entrée en vigueur, le 24 mars 2005, du Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins ainsi que des autres effets, de nouvelles normes et règles s’appliquent à la tenue d’un cabinet et au traitement des dossiers que le médecin constitue et conserve dans le cadre de sa pratique. Ces règles ne s’appliquent toutefois pas à la pratique médicale dans un établissement du réseau de la santé.

Ce règlement entraîne de nombreuses modifications qui concernent certains aspects de la pratique de groupe en cabinet privé. C’est le cas, notamment, des frais qui peuvent être facturés, tant au patient qu’au médecin qui quitte un groupe, pour l’obtention d’une copie du dossier ou le transfert de l’original de ce dossier (voir l’encadré).

La pratique de groupe
Il est question de pratique de groupe lorsque au moins deux médecins qui exercent dans le même lieu de pratique acceptent de constituer un seul dossier patient (dossier unique) pour chaque patient vu dans ce lieu de pratique.

Le principe général
Lorsqu’un médecin quitte un groupe dans lequel il exerce, en règle générale, « les autres médecins doivent, selon le cas, continuer d’assumer la responsabilité de la tenue, de la détention et du maintien du dossier médical » (art.17). Le médecin qui quitte un groupe ne se trouve toutefois pas dégagé de ses obligations concernant le suivi de ses patients.

Transfert d’un dossier (copie ou original)
Même si les médecins du groupe demeurent responsables de la détention et du maintien des dossiers des patients d’un collègue qui a quitté le groupe, l’original du dossier médical peut être transféré, à certaines conditions, au médecin qui a quitté le groupe ou à un autre médecin. Une copie du dossier peut également être donnée dans certains cas au patient ou au médecin qui a quitté le groupe, à la demande de la personne concernée. Le dossier original ne devrait toutefois jamais être donné à un patient ; c’est plutôt le médecin ou le groupe de médecins qui en a la garde, au sens de la loi.

Frais à acquitter
La reproduction des documents versés au dossier médical n’est pas un service assuré par la Régie de l’assurance maladie du Québec. Selon le nouveau règlement, des frais peuvent être facturés dans plusieurs situations, notamment lorsque le dossier original ou une copie de celui-ci sont transmis à un médecin qui n’exerce pas dans le groupe.

1. À moins d’une entente préalable.
2. Lorsque les médecins du groupe reconnaissent que le médecin qui quitte est celui qui a assuré la prise en charge et le suivi du patient.

Dans tous les cas, des frais raisonnables peuvent être facturés au patient ou au médecin qui a quitté le groupe, que ce soit pour des photocopies ou pour la transmission de dossiers.

Bien qu’il n’y ait aucune exigence réglementaire à ce sujet, il peut être pertinent que le groupe constitue une liste des noms des patients dont l’original du dossier a été transféré à l’extérieur du groupe ainsi que les médecins qui en assurent désormais la garde.

Dissolution du groupe
Et à la dissolution d’un groupe, que se passe-t-il ? Le nouveau règlement précise que, lorsqu’un groupe se dissout, « les médecins désignent, pour chacun des dossiers, à moins d’une entente préalable, le médecin qui continue d’assumer la responsabilité de sa tenue, de sa détention et de son maintien. Celui-ci doit remettre, à chacun des autres médecins qui formaient le groupe, une preuve d’obtention du dossier confié lors de la répartition ou, si plus d’un dossier est en cause, la liste des dossiers ainsi confiés […]. » Dans la mesure où les médecins ne s’entendent pas, « le médecin ayant fait la dernière inscription ou insertion au dossier continue d’assumer la responsabilité de la tenue, de la détention et du maintien de ce dossier » (art. 18).

Pour éviter les conflits : l’entente préalable
Lorsque des médecins souhaitent exercer en groupe ou se joindre à un groupe de médecins déjà constitué, ils devraient examiner sérieusement la possibilité de conclure une entente préalable. Celle-ci peut porter, entre autres, sur les frais de copie et de transmission des dossiers et sur la répartition des dossiers à la dissolution du groupe ou lors du départ d’un médecin du groupe. Cette entente devrait être rédigée, de préférence sous forme de contrat. On peut ainsi adapter le partage des coûts à la réalité de chacun des médecins qui exercent dans un groupe.

En l’absence d’une entente préalable, le médecin qui quitte le groupe doit assumer la plupart de ces frais, tel qu’il est prévu dans le Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins ainsi que des autres effets.

Toute question sur l’exercice de la médecine en groupe peut être adressée à la Direction des enquêtes du Collège, au 514 933-4131.