SEPTEMBER 21, 2017

Demande de renseignements de la part de Veeva Systems : quelques précisions

Par la Direction générale
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De nombreux médecins nous ont fait part de la réception d’une communication de l’entreprise Veeva Systems les informant de la collecte et du traitement de renseignements jugés publics et portant sur leurs activités professionnelles.

L’objectif de cette entreprise est de créer des banques de données qui contiennent des renseignements personnels des médecins, notamment les noms, diplômes professionnels, spécialités, adresses professionnelles, numéros de téléphone professionnels, numéros de permis, publications académiques et participation aux conférences. Peu connue au Québec, Veeva Systems est une entreprise qui se spécialise dans l’information nuagique, et dont les principaux clients proviennent de l’industrie pharmaceutique.

Dans sa lettre, Veeva Systems offre la possibilité de faire un « opting out » relativement à la collecte et à la transmission de ces renseignements. 

Une approche qui soulève des inconforts

Cette sollicitation inquiète le Collège des médecins, compte tenu des nombreuses questions qu’elle soulève :

  • Quelle est la source des coordonnées utilisées pour cette sollicitation?
  • Cette démarche tient-elle compte du cadre juridique en place, des lois fédérales et provinciales en matière d’accès à l’information?
  • Les renseignements jugés publics par Veeva Systems sont-ils réellement accessibles et partageables?
  • Les règles de consentement répondent-elles aux normes en vigueur au Québec?
L’accessibilité aux informations professionnelles des médecins

La diffusion de l’information par le Collège des médecins du Québec est encadrée par une politique, adoptée dans le cadre de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et du Code des professions.

Cette politique détermine les types de renseignements ou de documents ayant un caractère public et qui peuvent être diffusés sans restriction en vertu de la loi.

Ainsi, certains renseignements sont accessibles, notamment les renseignements contenus au tableau de l’ordre ou contenus dans le répertoire concernant toute personne qui n’est plus inscrite au tableau de l’ordre.

Les renseignements accessibles sont :

  • Les nom et prénom du membre ou ex-membre;
  • La mention de son sexe;
  • Le nom de son bureau ou de son employeur;
  • Le numéro de membre;
  • L’adresse et le numéro de téléphone de son domicile professionnel;
  • L’année de sa première inscription au tableau et celle de toute inscription ultérieure;
  • Le secteur de pratique dans lequel il exerce principalement sa profession;
  • La mention de tout certificat de spécialiste, permis, habilitation que le CMQ lui a délivrée, avec la date de délivrance (ex. : titre d’acupuncteur);
  • La couverture d’assurance responsabilité professionnelle;
  • Le nom du cessionnaire de ses dossiers;
  • La mention du fait qu’il a déjà été radié ou que son droit d’exercer des activités professionnelles est ou a été limité ou suspendu, incluant les listes restrictives, ou que son permis a été révoqué.

Pour obtenir certains de ces renseignements, le demandeur peut consulter le site Web du Collège des médecins du Québec qui fournit certaines coordonnées d’un membre du Collège.

Il est aussi possible d’obtenir l’ensemble de ces renseignements publics en adressant une demande au Collège des médecins du Québec, par téléphone ou par écrit. Toutefois, une demande d’accès à de tels renseignements doit viser une personne identifiée. Ainsi, il n’est pas possible d’obtenir une liste de membres correspondant à certains critères.

En ce qui a trait à Veeva Systems, aucune demande de renseignement n’a été adressée au Collège et de ce fait, le Collège des médecins du Québec n’a fourni aucune coordonnée de ses membres à cette entreprise. 

Quelques recommandations 

À la lumière de ces constats, le Collège adresse les recommandations suivantes à ses membres :

  • Vous pouvez vous retirer du processus
    Si vous signez et retournez la lettre que Veeva Systems vous a transmise, cette entreprise n’aura pas l’autorisation de recueillir et de transmettre vos renseignements personnels à des tiers.
     
  • Vous désirez vous retirer du processus mais vous n’avez plus la lettre de Veeva Systems entre vos mains
    Si vous désirez vous retirer du processus, mais que vous n’avez plus le document entre les mains, il est possible de transmettre un courriel à l’adresse OpenDataNotify@Veeva.com.
     
  • Un consentement peut être retiré en tout temps
    La lettre mentionnait que vous aviez 30 jours pour retirer votre consentement. Selon Veeva Systems, la date du 10 avril indiquée sur le document serait une erreur administrative. 

    Quoi qu’il en soit, légalement, un consentement peut être retiré en tout temps. Ainsi, même si vous avez dépassé le délai indiqué, il ne sera jamais trop tard pour ce faire. Toutefois, si vous désirez éviter que vos données soient transmises à des tiers, le plus tôt sera toujours le mieux.

Le Collège des médecins du Québec et l’Ordre des pharmaciens du Québec ont entrepris des discussions avec les représentants de Veeva Systems afin de mieux saisir le cadre de cette sollicitation. Nous espérons pouvoir ainsi répondre aux questions soulevées, et établir une approche concertée avec l’avis de nos conseillers juridiques.