JANUARY 30, 2018

Cessation d’exercice ou changement de lieu d’exercice : règles en matière de tenue et de cession de dossiers

Par la Direction des services juridiques
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Dans le cadre de sa mission de protection du public, le Collège souhaite rappeler aux médecins leurs obligations relativement aux dossiers dont ils ont la garde lorsqu’ils cessent d’exercer ou changent de lieu d’exercice. En effet, le Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin prévoit, pour des raisons évidentes de confidentialité et d’accessibilité, plusieurs règles en matière de tenue et de cession de dossiers. 

Cessation d’exercice

Lorsqu’un médecin cesse d’exercer sa profession et qu’il exerçait ailleurs que dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, il doit soumettre le nom d’un cessionnaire1 ou d’un gardien provisoire2 au secrétaire de l’ordre, et ce, dans les 30 jours de la prise d’effet de la décision.

Le médecin qui cesse d’exercer sa profession mais qui demeure inscrit au tableau de l’ordre en tant que membre inactif doit conserver la garde de ses dossiers, à moins que le Collège ne considère qu’une cession ne soit nécessaire pour la protection du public. Outre son obligation de répondre aux demandes d’accès, le membre inactif qui a la garde de ses dossiers devra, sur demande de ses patients, transférer leur dossier à un collègue ou en faire une copie. Dans certains cas, il recevra les résultats d’examens de ses anciens patients. N’étant toutefois plus détenteur d’une assurance responsabilité professionnelle, il ne pourra assurer leur suivi. Il devra alors prendre les mesures requises pour qu’un collègue assure le suivi des résultats auprès de ses anciens patients3. Il peut, s’il le désire, transmettre l’original du dossier médical de son patient à un collègue. Lorsqu’il procède de cette façon, il doit conserver un registre dans lequel il indique le nom du patient, le nom du médecin à qui le dossier a été transmis, de même que la date de transmission. 

Il est à noter que le médecin qui fait l’objet d’une radiation temporaire du tableau de l’ordre pour une période de moins d’une année peut conserver la garde de ses dossiers s’il ne les a pas cédés et si le Collège ne considère pas une telle cession comme nécessaire pour la protection du public.

Changement de lieu d’exercice

Lorsqu’un médecin qui assure le suivi clinique d’un patient estime que son changement de lieu d’exercice peut compromettre ce suivi, il doit lui communiquer, par le moyen qu’il considère comme le plus approprié, l’adresse de son nouveau lieu d’exercice ainsi que son numéro de téléphone. 

De plus, en vertu du Code des professions, un médecin est tenu d’informer le secrétaire de l’ordre de tout changement de domicile professionnel ou d’adresse de courrier électronique établie à son nom, et ce, dans un délai de 30 jours. Pour effectuer son changement d’adresse, le médecin doit accéder au site sécurisé. Voici un lien utile à ce sujet.

Pratique de groupe

Les médecins qui exercent en groupe et qui ne constituent qu’un seul dossier médical par personne ou par population doivent s’assurer que les documents et renseignements qu’il contient sont accessibles en tout temps à l’ensemble des médecins du groupe. Lorsque l’un des médecins qui exercent en groupe quitte le groupe, les autres médecins doivent, selon le cas :

« 1° continuer d’assumer la responsabilité de la tenue, de la détention et du maintien du dossier médical;
  2° voir, à la demande de la personne visée par le dossier, formulée dans l’année de départ du médecin, à ce que le dossier médical ou une copie de celui-ci soit remis à ce médecin, auquel cas aucuns frais ne sont chargés à la personne qui a formulé la demande. À moins d’une entente préalable, les frais de copie sont en ce cas payés en totalité par le médecin qui quitte le groupe;
 3° voir, à la demande de la personne visée par le dossier, à ce que le dossier médical ou une copie de celui-ci soit remis à un autre médecin, auquel cas les frais sont à la charge de la personne qui a formulé la demande ».

En l’absence d’une demande à cet effet par la personne visée par le dossier, lorsque les médecins du groupe reconnaissent que celui qui quitte est le médecin qui a assuré la prise en charge et le suivi d’une personne, le groupe doit remettre à ce médecin, à sa demande, le dossier original ou la partie pertinente du dossier. Dans un tel cas, à moins d’une entente préalable, la totalité des frais est payée par le médecin qui quitte ce groupe. Les autres médecins conservent pendant 5 ans la liste des dossiers remis au médecin qui quitte ou la liste des parties de dossiers remises .

La convention de cession

Toute convention concernant une cession ou une garde provisoire doit être constatée par écrit et une copie doit être expédiée au secrétaire de l’ordre dans les 30 jours de sa prise d’effet. Vous trouverez en consultant le lien suivant un modèle de convention.

La convention peut intervenir à titre gratuit ou à titre onéreux; dans ce dernier cas, elle peut prévoir une rémunération du cessionnaire ou du gardien provisoire par le médecin ou ses ayants cause. Cependant, dans tous les cas où le Collège prend possession des dossiers médicaux d’un médecin, une facture est transmise à ce dernier ou aux ayants cause. En effet, tous les honoraires et les frais assumés par le Collège lors d’une cession doivent être remboursés. Ces sommes comprennent notamment les frais d’administration, de conservation, de gestion, de garde et de destruction.

Conservation et destruction des dossiers

Le médecin doit maintenir un dossier médical pendant une période d’au moins 5 ans suivant, selon le cas, la date de la dernière inscription ou insertion au dossier ou, s’il s’agit d’un projet de recherche, la date de la fin de ce projet. Après cette période, le dossier est considéré comme inactif et peut être détruit. Il est à noter que lorsque le médecin exerce dans un centre exploité par un établissement, les règles de conservation et de destruction sont celles qui s’appliquent au dossier de l’usager.

Dans le cas d’un dossier actif, tout document datant de moins de 5 ans doit être conservé, la partie datant de plus de 5 ans depuis la dernière inscription ou insertion peut être détruite.

Enfin, dans tous les cas, le médecin doit s’assurer que les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels d’un patient sont respectées lors de la destruction d’un dossier médical. Par exemple, un dossier ne peut être laissé non déchiqueté dans un bac de recyclage, à l’extérieur d’une clinique, ou simplement abandonné sur les lieux lors de la fermeture d’une clinique.

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1 On entend par « cessionnaire » un médecin ou un groupe de médecins à qui sont cédés les effets d'un médecin lors d’une cessation définitive d'exercice.
2 On entend par « gardien provisoire » un médecin, un groupe de médecins ou un ayant cause d’un médecin décédé, à qui sont confiés les effets d’un médecin avant qu’un cessionnaire ne soit désigné ou lors d’une cessation temporaire d’exercice.
3 Code de déontologie des médecins, art. 32 et 35.