12 FÉVRIER 2018

Dossier médical électronique et transmission des ordonnances

Par la Direction des enquêtes
PARTAGER

Plusieurs médecins s’interrogent sur les règles à suivre pour transmettre une ordonnance au moyen du dossier médical électronique (DME). Au Québec, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information édicte les normes applicables, notamment en ce qui a trait à l’intégrité et à la protection de la confidentialité des renseignements, ainsi qu’à l’authentification et à la signature numérique.

Transmission électronique et signature numérique du médecin 

Le médecin qui utilise un outil technologique, par exemple un DME, pour rédiger une ordonnance et qui l’imprime ensuite doit signer cette ordonnance avant de la remettre au patient. Cela ne constitue pas une transmission électronique d’ordonnance. 

Le médecin qui opte pour une transmission électronique de ses ordonnances au pharmacien doit notamment s’assurer que sa signature numérique comporte les quatre éléments suivants :

  1. Une marque personnelle identifiant le médecin, par exemple un code de sécurité.
  2. La preuve que l’acte de signature représente l’acquiescement du signataire, par exemple une demande de confirmation du signataire. 
  3. Un mécanisme créant un lien entre le médecin et le document. 
  4. Un mécanisme assurant l’intégrité du document après qu’il a été signé. Ainsi, le document ne doit absolument pas être modifié une fois qu’il a été authentifié par le signataire. 

Ces procédés sont basés sur la cryptographie (p. ex., dispositif Secursanté, certificat Notarius) ou ils sont incorporés dans un système informatique.

Les procédés de signature suivants ne constituent pas des signatures numériques et ne sont donc pas valides au sens de la Loi : signature composée à l’aide du clavier de l’ordinateur dans un courriel, signature collée à l’aide d’une fonction du programme de traitement de texte ou encore insérée à partir de la copie numérisée d’une signature manuscrite.

De plus, lorsque le médecin utilise un DME avec un outil de type Web-fax, ce sont les règles de transmission par télécopieur qui s’appliquent. Le médecin doit alors imprimer, signer de façon manuscrite, numériser et transmettre l’ordonnance comme s’il le faisait par télécopieur, même si son ordonnance est transmise au moyen de son DME.

Réception sécurisée et encryptée par le pharmacien

Le médecin qui transmet une ordonnance électronique doit s’assurer que la pharmacie puisse la recevoir de façon encryptée, c’est-à-dire codifiée de son côté également. Présentement, ce ne sont pas toutes les pharmacies qui satisfont à ce critère, et le médecin ne peut évidemment pas orienter son patient vers une pharmacie plutôt qu’une autre, ce qui serait une marque de dirigisme1.

L’utilisation du Dossier Santé Québec (DSQ), qui permet notamment le partage des ordonnances médicamenteuses par voie électronique, répond à ces exigences et à celles du règlement. En effet, autant le dépôt de l’ordonnance que sa récupération se déroulent par l’intermédiaire d’une communication sécurisée qui permet d’identifier sans équivoque l’auteur de l’envoi et le récepteur, tout en conservant le caractère confidentiel et original de la communication.

En conclusion, les technologies de l’information peuvent être utilisées par les professionnels de la santé pour rendre leur pratique plus efficiente. La communication entre le prescripteur et le pharmacien, notamment, peut être améliorée par ces moyens de communication étant donné qu’ils accélèrent la transmission des ordonnances, favorisent la précision et facilitent le transfert de renseignements détaillés sur le patient.

Cependant, les médecins doivent s’assurer de respecter en tout temps les règles applicables selon le mode de transmission choisi. Pour en savoir davantage, ils sont invités à consulter le guide Les ordonnances individuelles faites par un médecin, publié par le Collège des médecins en 2016.

______________________________

1 Code de déontologie des médecins, art. 27 : « Le médecin doit, lorsqu’il émet une ordonnance, respecter le droit du patient de la faire exécuter à l’endroit et auprès de la personne de son choix. »