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Transmission des ordonnances dans le contexte de la pandémie de COVID-19: mise à jour

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Avec l’arrivée d’un nouveau service de télécopie infonuagique, mis à la disposition des professionnels du réseau de la santé par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) le 12 mai dernier, et compte tenu de l’expérience des dernières semaines, le Collège a décidé d’actualiser ses recommandations concernant les modes de transmission des ordonnances à privilégier durant la pandémie de COVID-19.

Rappelons que le 20 mars dernier, le Collège, en collaboration avec l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec et l’Ordre des pharmaciens du Québec, recommandait aux médecins de limiter, dans la mesure du possible, l’utilisation d’ordonnances papier afin de prévenir la propagation1 du SARS-CoV-2.

Pendant la période de l’urgence sanitaire, les modes de transmission à favoriser pour les ordonnances pharmacologiques sont les suivants : 

1. Transmission verbale2  

Le médecin peut délivrer une ordonnance pharmacologique directement par téléphone au pharmacien.  

Il peut également transmettre, particulièrement en établissement, cette ordonnance à un autre professionnel de la santé ou à une personne habilitée3 à condition :

  • qu’il n’y ait qu’un seul professionnel ou qu’une seule personne habilitée intermédiaire entre lui et le destinataire final de l’ordonnance;
  • que le professionnel ou la personne habilitée qui reçoit son ordonnance verbale la transmette par écrit au destinataire final.

En établissement, c’est généralement l’infirmière qui jouera le rôle d’intermédiaire. 

Précisons qu’un membre du personnel administratif n’est pas une personne habilitée et qu’une communication directe médecin-pharmacien est à privilégier pour une ordonnance pharmacologique. 

Lorsqu’il transmet une ordonnance verbale, le médecin4 :

  • épelle au besoin le nom du patient; 
  • utilise plus d’un identifiant pour désigner ce patient; 
  • épelle au besoin le nom du médicament (afin d’éviter les erreurs de mauvaise compréhension);
  • évite les abréviations (ex. : bid ou tid);
  • précise les doses pouvant être mal interprétées (ex. : pour éviter qu’une dose prescrite de 10 mg soit comprise comme étant 6 mg, préciser 1-0 mg);
  • fournit de l’information quant à l’indication ou à l’intention thérapeutique de l’ordonnance, ou tout autre renseignement pertinent;
  • exige que le pharmacien relise l’ordonnance qu’il vient de transmettre pour confirmer les renseignements échangés.
2. Transmission par télécopieur

L’utilisation des différents types de télécopieurs ci-après est possible :

a. Télécopieur (fax) 

L’ordonnance doit alors être signée par le médecin, puis télécopiée directement au pharmacien.

b. Télécopieur couplé au dossier médical électronique (DME) du médecin (outil webfax d’un DME homologué par le MSSS)  

Plusieurs DME permettent la transmission directe d’une ordonnance au télécopieur du pharmacien, et ce, sans que le prescripteur n’ait eu d’abord à la signer de sa main. L’identification du prescripteur apparaît sous la forme d’une signature qui n’est pas manuscrite. Le médecin doit toutefois inclure sur l’ordonnance toutes les informations requises pour que le pharmacien puisse l’identifier et communiquer avec lui.

Dans le contexte actuel d’urgence sanitaire, cette méthode de transmission est permise jusqu’à nouvel ordre.
 
c. Service de télécopie infonuagique du MSSS 

Ce service permet d’acheminer via courriel des ordonnances ou autres documents au télécopieur d’un tiers extérieur au réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) tel qu’une pharmacie communautaire, un laboratoire d’imagerie ou autre. Il vise à soutenir les établissements5 de santé en permettant aux professionnels de réaliser des téléconsultations à partir de leur établissement ou de leur domicile. 

Cet outil s’adresse plus spécifiquement aux professionnels n’ayant pas accès à un dossier médical électronique (DME) ou à un dossier clinique informatisé (DCI) pour documenter leurs consultations ou émettre des ordonnances. Selon le MSSS, ce service de télécopie doit être utilisé seulement si aucun autre moyen technologique n’est disponible dans l’établissement (ex. : les médecins du CIUSSS de l’Estrie - CHUS doivent utiliser le DCI Ariane lorsque possible, plutôt que le service de télécopie infonuagique).

Pour des raisons de sécurité, le professionnel qui désire utiliser ce service doit détenir un compte Microsoft Office 365 du RSSS et utiliser une adresse courriel fournie par le RSSS. Ceux-ci sont rendus disponibles par l’établissement où travaille le médecin. Malgré l’absence de signature, les coordonnées de l’expéditeur et son accès au courriel sécurisé permettent d’identifier le prescripteur. 

Cette adresse courriel permet également de transmettre des documents par courriel ou par télécopie au sein même de l’établissement où travaille le médecin.

Attention : Aucune ordonnance de médicament ou d’imagerie médicale ne doit être transmise directement à un patient.

Pour plus d’informations, consultez le Guide de soutien pour la mise en œuvre des téléconsultations dans les établissements de santé du Québec dans le contexte de la pandémie et le site du Réseau québécois de la télésanté.

3. Transmission par voie électronique en utilisant le Dossier Santé Québec (DSQ), en suivant certaines recommandations6 

Les professionnels peuvent faire usage de ce réseau de transmission sous certaines conditions.

Rappelons qu’en 2019, le Collège et l’Ordre des pharmaciens avaient informé leurs membres d’irrégularités quant à l’intégrité des ordonnances transmises électroniquement par le réseau du DSQ. Il était alors recommandé d’imprimer et de signer une ordonnance similaire à celle transmise électroniquement, puis de la remettre au patient. Cette mesure demeure en vigueur. 

Avant de servir le médicament, le pharmacien vérifiera visuellement la concordance entre l’ordonnance électronique qu’il a reçue via le DSQ et l’ordonnance papier remise au patient par le prescripteur, mais sans prendre possession de cette dernière. Il est suggéré au pharmacien de prendre, à l’accueil, une photo de cette ordonnance aux fins de vérification.

Si le pharmacien observe des différences entre l’ordonnance transmise électroniquement et l’ordonnance papier qui a été remise au patient, il doit alors communiquer avec le médecin.

Quelques rappels

Composantes d’une ordonnance

En tout temps, le médecin qui délivre une ordonnance individuelle doit y inclure notamment : son nom, imprimé ou en lettres moulées, son numéro de permis d’exercice, le nom de l’établissement ou du milieu clinique où il travaille, le numéro de téléphone et l’adresse de correspondance où il souhaite être joint relativement à cette ordonnance et sa signature (sauf pour les exceptions mentionnées ci-haut). Il doit également identifier le patient par son nom, ainsi que sa date de naissance ou son numéro de la Régie de l’assurance maladie du Québec. 

Une ordonnance pharmacologique doit également comprendre le nom intégral du médicament, la posologie, la voie d’administration et la durée du traitement ou la quantité prescrite. 

Voir le Règlement sur les normes relatives aux ordonnances faites par un médecin pour plus d’informations.

Enregistrement d’une copie au dossier du patient

En tout temps, que ce soit en établissement ou hors établissement, une copie de l’ordonnance doit être versée au dossier du patient. Si une copie ne peut être obtenue, le médecin doit inscrire dans sa note le libellé complet de chaque ordonnance pharmacologique qu’il a délivrée.  

Attention : Les ordonnances pharmacologiques ne doivent pas être transmises directement au patient par texto ou par courriel, car cela n’est pas conforme aux normes établies par le Règlement sur les normes relatives aux ordonnances faites par un médecin. En conséquence, une ordonnance transmise au patient par courriel ou texto ne sera pas honorée par le pharmacien.

Ordonnances non pharmacologiques

Durant l’urgence sanitaire, pour transmettre des ordonnances non pharmacologiques aux patients ou aux professionnels concernés, le médecin doit privilégier, dans la mesure du possible, un mode de transmission sécurisé : plateforme de courriels sécurisés, télécopie, etc. 

Pour de plus amples informations à ce sujet, consultez le guide Les échanges électroniques avec le patient, publié par le Collège en 2017.  

1 Diminution du temps passé par les patients en pharmacie et diminution du papier comme vecteur de transmission.
3 Voir la définition de « personne habilitée » dans le guide Les ordonnances individuelles faites par un médecin.
4 Tiré du document : Diminuer les ordonnances papier dans le contexte de pandémie, message du Collège des médecins du Québec, de l’Ordre des pharmaciens du Québec et de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, mis à jour le 12 mai 2020.
5 Uniquement les établissements publics pour le moment.
6 Tiré du document : Diminuer les ordonnances papier dans le contexte de pandémie, message du Collège des médecins du Québec, de l’Ordre des pharmaciens du Québec et de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, mis à jour le 12 mai 2020.
Dernière mise à jour : 20 mai 2020