Cessation d'exercice ou retraite
Responsabilités et obligations relativement aux dossiers médicaux lorsqu’un médecin cesse d’exercer ou prend sa retraite.
Prendre les mesures nécessaires avant la cessation d’exercice ou la retraite
Les fiches suivantes résument les obligations à respecter dans ce contexte :
Situations permettant à un médecin de conserver ses dossiers
1- Membre inactif
Le membre inactif conserve la garde des dossiers médicaux de ses anciens patients, à moins que le Collège considère que le public ne serait pas adéquatement protégé. Si tel est le cas, le membre inactif doit trouver un autre médecin qui s’occupera de l’accès et de la conservation desdits dossiers ou, à défaut, remettre les dossiers au Collège qui assumera ces responsabilités. Dans ce cas, le membre inactif devra rembourser les honoraires et les frais encourus par le Collège.
S’il conserve la garde de ses dossiers médicaux, le membre inactif doit communiquer son intention au Collège à l’adresse cessiondossiers@cmq.org et préciser les coordonnées auxquelles les demandes de dossiers pourront lui être transmises. Ces dernières peuvent être différentes de ses coordonnées professionnelles et seront diffusées dans le bottin des médecins.
2- Membre radié (période de moins d’une année)
Le médecin qui fait l’objet d’une radiation temporaire du tableau de l’ordre pour une période de moins d’une année peut conserver la garde des dossiers médicaux dont il a la responsabilité, à moins que le Collège considère que le public ne serait pas adéquatement protégé. Si tel est le cas, le médecin qui fait l’objet de la radiation doit trouver un autre médecin qui s’occupera de l’accès aux dossiers et de leur conservation ou, à défaut, remettre ceux-ci au Collège. Dans ce cas, le membre radié devra rembourser les honoraires et les frais encourus par le Collège.
Dans tous les autres cas
Soumettre le nom d’un autre médecin qui assurera la conservation et l’accès aux dossiers
Lorsqu’un médecin qui exerce ailleurs que dans un établissement de santé décide de cesser sa pratique ou de prendre sa retraite, il doit s'assurer qu'un autre médecin inscrit au tableau de l'ordre prend sous sa responsabilité la conservation et l’accès aux dossiers médicaux. Ce médecin n’a pas la responsabilité de prendre en charge les patientes et les patients.
Les informations concernant cet autre médecin, qui agira à titre de cessionnaire, devront être transmises sans tarder aux patientes et aux patients concernés ainsi qu’au Collège dans un délai de 30 jours à compter de la prise d’effet de la décision de cesser d’exercer. À ce sujet, le Collège propose un modèle de convention de cession. La cession des dossiers peut intervenir à titre gratuit ou à titre onéreux.
Lorsqu’il n’est pas possible de trouver un cessionnaire
Si le médecin qui cesse d’exercer ou qui prend sa retraite ne peut trouver un autre médecin apte à prendre sous sa responsabilité la conservation et l’accès aux dossiers médicaux, le Collège devient alors responsable de ceux-ci. Il prend possession des dossiers et assure leur gestion, leur accessibilité et, ultimement, leur destruction.
Dans une telle situation, le médecin qui cesse d’exercer doit rembourser les honoraires et les frais encourus par le Collège. Ces sommes sont établies par une résolution du Conseil d’administration du Collège et comprennent les frais d’administration, d’organisation, de conservation et de destruction.