Conservation et destruction

Respecter les délais de conservation

Lorsqu’un médecin exerce dans un centre exploité par un établissement de santé, les règles de conservation et de destruction sont celles qui s’appliquent au dossier de l’usagère ou de l’usager.

Lorsqu’un médecin exerce dans tout autre lieu, il doit maintenir un dossier médical pendant une période d’au moins 5 ans suivant, selon le cas :

• La date de la dernière inscription ou insertion au dossier;
• Ou, s’il s’agit d’un projet de recherche, la date de la fin de ce projet.

Épurer un dossier actif

Le dossier médical est considéré actif lorsque la dernière inscription ou insertion date de moins de 5 ans. La portion du dossier actif datant de moins de 5 ans doit être conservée. De même, la portion du dossier actif qui date de plus de 5 ans peut être détruite à l’exception :

• Des rapports d’anatomopathologie;
• Des rapports d’endoscopie;
• Des comptes rendus opératoires et d’anesthésie de chirurgies majeures;
• De tout autre document identifié par l’Association canadienne de protection médicale (ACPM) ou par l’assureur privé.

L’épuration d’un dossier actif et la destruction d’un dossier inactif ne sont pas une obligation. Le médecin peut, s’il le souhaite, conserver des éléments d’un dossier au-delà du délai minimal prescrit par règlement.

Détruire un dossier inactif

Après une période de 5 ans caractérisée par l’absence d’inscription ou d’insertion, un dossier médical est réputé inactif et peut être détruit. Cependant, tout dossier constitué dans le cadre d’un projet de recherche n’est considéré inactif que 5 ans après la fin de ce projet.

Il est conseillé de conserver une liste des dossiers détruits avec la date de leur destruction

Respecter la confidentialité des renseignements personnels

Lors de la destruction d’un dossier médical, le médecin doit s’assurer que les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels d’une patiente ou d’un patient sont respectées.

En aucun cas, un dossier non déchiqueté ne peut être mis dans un bac de recyclage ou abandonné sur les lieux lors de la fermeture d’une clinique. De plus, lors de la fermeture d’une clinique, chaque médecin est personnellement responsable du respect de la confidentialité des renseignements personnels des patientes et patients, et ce, même s’il n’est pas gestionnaire de la clinique.

Entreposage

Choisir un endroit qui permet au médecin de garder le contrôle

Un médecin ne peut faire entreposer les dossiers médicaux de ses patientes et patients dans une juridiction hors du Québec. Il ne peut non plus céder ses dossiers à une entreprise externe. En effet, les patientes et patients, ou toute autre personne ne peuvent s’adresser directement à une telle entreprise pour toute demande relative à l’accès au dossier médical. Le médecin doit, en tout temps :

• Conserver le contrôle des informations ou des documents qu’il inclut au dossier ou dont il transmet copie à la patiente, au patient ou à des tiers;

et

• Continuer à assumer toutes les responsabilités inhérentes à la détermination des coûts associés à cette transmission.

Néanmoins, le médecin peut faire entreposer les dossiers au sein d’une entreprise externe située au Québec, telle une compagnie de gestion ou d’archivage. Cette entreprise pourra les conserver dans un lieu assurant le respect de la confidentialité, faire les photocopies et dresser la facturation, conformément aux instructions du médecin.

Accessibilité aux dossiers médicaux

Respecter les délais et imposer des frais raisonnables, le cas échéant

L’accès au dossier médical est gratuit.

Néanmoins, dans la mesure où la patiente ou le patient requiert une photocopie de son dossier, le médecin peut lui facturer des frais de transcription, de reproduction et de transmission raisonnables. Il peut s’inspirer de la grille tarifaire proposée par la FMOQ à ce sujet.

Selon l’article 95 du Code de déontologie des médecins, « le médecin qui entend exiger de tels frais doit, avant de procéder à la reproduction, à la transcription ou à la transmission, informer le patient du montant approximatif qu’il sera appelé à débourser.

Il ne peut toutefois retenir les documents jusqu’à ce que le patient en ait payé les frais. »

De plus, le médecin est tenu de respecter les délais pour la transmission des documents, tel que prévu au Code de déontologie des médecins.

Dossiers papier vs dossiers électroniques

Appliquer les mêmes règles dans les deux cas

Quel que soit le support utilisé, le médecin doit s’assurer que le dossier médical est complet et qu’il contient en un seul lieu l’ensemble des renseignements et documents pertinents au suivi médical de la patiente ou du patient.