Questions-réponses sur la cession de dossiers

• Le décès du médecin;
• La révocation de son permis;
• La radiation de plus d’une année au tableau de l’ordre;
• La limitation de son droit d’exercer des activités professionnelles, lorsque pertinent à la nature de la limitation;
• La cessation d’exercer (retraite, démission, maladie, etc.), lorsque le médecin n’est plus en mesure d’assurer la conservation des dossiers ou lorsqu’il n’est plus inscrit au tableau de l’ordre;
• Toute situation où le médecin accepte une fonction qui l’empêche d’assurer la garde des dossiers de ses patientes et patients;
• Ainsi que toute situation où le Collège détermine que la protection du public n’est pas assurée.

Le médecin qui change de lieu d’exercice, qui devient inactif ou qui démissionne du tableau de l’ordre, doit informer le Collège du nom et des coordonnées de la personne à qui adresser une demande de dossier. Le médecin peut conserver la garde de ses dossiers et fournir ses coordonnées qui seront diffusées dans la section « Cession de dossier » du bottin, à l’intention du public.

Seule la personne qui démissionne du tableau de l’ordre, ou qui est radiée pour une période de plus d’un an, doit obligatoirement confier la garde de ses dossiers à un autre médecin et communiquer l’identité de celui-ci par le biais du formulaire de convention de cession à l’adresse cessiondossiers@cmq.org.

Il est possible d’indiquer des coordonnées (adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et numéro de télécopieur) différentes des coordonnées professionnelles (domicile professionnel) ou personnelles (confidentielles). Il est suggéré d’indiquer, au minimum, un moyen de communication écrit.

Lorsque toutes les démarches ont été tentées et qu’elles n’ont pas permis de trouver une ou un cessionnaire, le Collège peut intervenir en dernier recours. Toutefois, les solutions où les dossiers peuvent être conservés dans la région d'exercice du médecin sont privilégiées.

Dans le cas d’un médecin décédé, le Collège peut venir en aide à la succession, par exemple en prenant possession des dossiers de la défunte ou du défunt.

Il peut également devenir gardien des dossiers d’un médecin qui n’arrive pas à trouver une ou un cessionnaire.

Dans tous les cas, il y a des frais pour ce service. Pour plus de détails, veuillez écrire à cessiondossiers@cmq.org.

Le médecin doit s’assurer de faire suivre tous les résultats à venir au Collège. Selon le cas, il doit:

• Déconnecter son DMÉ du technocentre;
• Faire suivre au Collège les résultats reçus ou faire rediriger son courrier vers le Collège (auprès de Postes Canada);
• Débrancher son télécopieur;
• Communiquer avec les principaux laboratoires qui lui transmettent des résultats pour les rediriger vers le Collège.

Son rôle principal est de prendre les mesures nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des patientes et des patients du médecin qui a cessé d’exercer de façon définitive ou temporaire. À cette fin, il doit principalement :

• Assurer l’accessibilité aux dossiers en répondant aux demandes d’accès;
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité des renseignements contenus aux dossiers et registres qui lui ont été transférés;
• Conserver une liste de ces dossiers et registres;
• Conserver et détruire ces dossiers et registres en conformité avec les règles mentionnées dans le Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin;
• Disposer de façon sécuritaire des médicaments, des vaccins, des produits et des tissus biologiques ainsi que des produits et des substances inflammables, toxiques ou volatiles.

ATTENTION : En aucun cas, le médecin cessionnaire ou le gardien provisoire ne peut remettre l’original du dossier directement à la patiente ou au patient. L’original doit toujours être sous la responsabilité d’un médecin.

L’accès au dossier médical est gratuit.

Néanmoins, le médecin peut facturer des frais de transcription, de reproduction et de transmission raisonnables. Il peut s’inspirer de la grille tarifaire proposée par la FMOQ à ce sujet.

De plus, le médecin est tenu de respecter les délais pour la transmission des documents, tel que prévu au Code de déontologie des médecins.

Selon l’article 95 du Code de déontologie des médecins, « le médecin qui entend exiger de tels frais doit, avant de procéder à la reproduction, à la transcription ou à la transmission, informer le patient du montant approximatif qu’il sera appelé à débourser.

Il ne peut toutefois retenir les documents jusqu’à ce que le patient en ait payé les frais. »

Oui, à moins que le Collège considère qu’une cession ou une garde provisoire est nécessaire pour la protection du public. Dans ce cas, le membre inactif doit trouver un cessionnaire ou un gardien provisoire. À défaut, le Collège prendra possession des dossiers. Les frais et honoraires encourus devront alors être assumés par le membre inactif.

Le membre inactif ayant la garde des dossiers de ses anciens patients et patientes doit répondre aux demandes d’accès, qu’il s’agisse de transférer le dossier à une ou un collègue ou de transmettre une copie à la patiente ou au patient. À ce sujet, il est important de mentionner qu’en aucun cas le membre inactif ne peut remettre l’original du dossier directement à la patiente ou au patient. Par ailleurs, lorsqu’il transfère un dossier à une ou un collègue, il doit conserver un registre dans lequel il indique le nom de la patiente ou du patient, le nom du médecin à qui le dossier a été transmis, de même que la date de cette transmission.

ATTENTION : Dans certains cas, le membre inactif recevra les résultats d’examens de ses anciens patients et patientes. N’étant toutefois plus détenteur d’une assurance responsabilité professionnelle, il ne pourra pas assurer leur suivi. Il devra alors prendre les mesures requises pour qu’une ou un collègue assure le suivi de ces résultats auprès de ses anciens patients et patientes.

Il est conseillé de conserver le statut de membre actif pour la première année de la retraite afin de pouvoir assurer le suivi des résultats.

ATTENTION : Le médecin inactif qui conserve la garde des dossiers de ses patientes et patients doit maintenir son inscription au tableau de l’ordre, comme membre inactif, pendant le délai de conservation des dossiers prévu au règlement, soit pendant cinq années.

Les médecins qui exercent en groupe peuvent constituer un seul dossier médical par personne. Ils doivent alors s'assurer que les documents et renseignements qu'il contient sont accessibles en tout temps à l'ensemble des médecins du groupe.

Lorsque l’un des médecins qui exercent en groupe quitte le groupe, les autres médecins doivent, selon le cas :

• Continuer d’assumer la responsabilité de la tenue, de la détention et du maintien des dossiers médicaux qui étaient sous la responsabilité de ce médecin;

• À la demande de la patiente ou du patient :
  • remettre au médecin qui a quitté le groupe l’original ou une copie du dossier médical. À moins d’une entente préalable, les frais de photocopie sont payés en totalité par le médecin qui a quitté le groupe;
    
    ou
  • remettre à un autre médecin l’original ou une copie du dossier médical, auquel cas les frais sont à la charge de la patiente ou du patient.
• À la demande du médecin qui a quitté le groupe, lorsque les médecins du groupe reconnaissent que ce dernier est le médecin qui a assuré la prise en charge et le suivi de la patiente ou du patient, ils doivent lui remettre le dossier original ou la partie pertinente du dossier. Dans un tel cas, à moins d’une entente préalable, la totalité des frais est payée par le médecin qui a quitté le groupe. Les médecins qui font toujours partie du groupe doivent alors conserver pendant 5 ans la liste des dossiers remis au médecin qui a quitté le groupe ou la liste des parties de dossiers remises.

Le médecin cessionnaire ou le gardien provisoire, selon le cas, doit tout d’abord s’assurer que les patientes et patients visés par les dossiers sont informés de la cession ou de la garde provisoire.

Si le médecin ayant cessé d’exercer n’a pas déjà transmis cette information, le médecin cessionnaire ou le gardien provisoire peut le faire en transmettant un avis personnalisé aux patientes et patients, par téléphone ou par écrit. La publication d’une annonce dans un journal local est considérée comme un moyen acceptable. Des messages peuvent aussi être affichés à la réception de la clinique, enregistrés sur le répondeur téléphonique et ajoutés dans le site Web.

De plus, le Collège doit être informé dans les 30 jours de la prise d’effet de la cession ou de la garde provisoire. La convention de cession doit être dûment remplie et signée puis retournée au Collège. Cette convention peut intervenir à titre gratuit ou à titre onéreux.