Questions-réponses sur la cession de dossiers

Le décès du médecin, la révocation de son permis, la radiation au tableau de l’ordre dans certains cas, la limitation ou la suppression de son droit d’exercer des activités professionnelles ou la cessation d’exercer (retraite, démission, etc.) ainsi que toute situation où le médecin accepte une fonction qui l’empêche d’assurer la garde des dossiers de ses patients, donnent ouverture à la cession ou à la garde provisoire de ses dossiers par un autre médecin, selon le cas.

Il y a une « cession de dossiers » lorsque le médecin cesse de façon définitive d’exercer ses activités professionnelles, tandis que la « garde provisoire » signifie que la cessation d’exercice est temporaire.

Son rôle principal est de prendre les mesures nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des patients du médecin qui a cessé d’exercer de façon définitive ou temporaire. À cette fin, il doit principalement :

• assurer l’accessibilité des dossiers en répondant aux demandes d’accès,
• appliquer les règles relatives à la confidentialité des renseignements contenus aux dossiers et registres qui lui ont été transférés;
• conserver une liste de ces dossiers et registres;
• conserver et détruire ces dossiers et registres en conformité avec les règles mentionnées dans notre Règlement ;
• disposer de façon sécuritaire des médicaments, des vaccins, des produits et des tissus biologiques ainsi que des produits et des substances inflammables, toxiques ou volatiles.

ATTENTION : en aucun cas le cessionnaire ou le gardien provisoire ne peut remettre l’original du dossier directement au patient. L’original doit toujours être sous la responsabilité d’un médecin.

Oui, à moins que le CMQ ne considère qu’une cession ou une garde provisoire est nécessaire pour la protection du public. Dans ce cas, le membre inactif doit trouver un cessionnaire ou un gardien provisoire. Sinon, le CMQ prendra possession des dossiers et les frais et honoraires engendrés par cette opération devront être assumés par le membre inactif.

Le membre inactif ayant la garde des dossiers de ses anciens patients doit répondre aux demandes d’accès, qu’il s’agisse de transférer le dossier à un collègue ou de transmettre une copie au patient. À ce sujet, il est important de mentionner qu’en aucun cas le membre inactif ne peut remettre l’original du dossier directement au patient. Par ailleurs, lorsqu’il transfère un dossier à un collègue, il doit conserver un registre dans lequel il indique le nom du patient, le nom du médecin à qui le dossier a été transmis, de même que la date de cette transmission.

ATTENTION : dans certains cas, le membre inactif recevra les résultats d’examens de ses anciens patients. N’étant toutefois plus détenteur d’une assurance responsabilité professionnelle, il ne pourra pas assurer leur suivi. Il devra alors prendre les mesures requises pour qu’un collègue assure le suivi de ces résultats auprès de ses anciens patients.

Les médecins qui exercent en groupe peuvent constituer un seul dossier médical par personne. Ils doivent alors s'assurer que les documents et renseignements qu'il contient soient accessibles en tout temps à l'ensemble des médecins du groupe.

Lorsque l’un des médecins qui exercent en groupe quitte le groupe, les autres médecins doivent, selon le cas :

• Continuer d’assumer la responsabilité de la tenue, de la détention et du maintien des dossiers médicaux qui étaient sous la responsabilité de ce médecin;
• À la demande du patient :
  • remettre au médecin qui a quitté le groupe l’original ou une copie du dossier médical. À moins d’une entente préalable, les frais de copie sont payés en totalité par le médecin qui a quitté le groupe;
    Ou
  • remettre à un autre médecin l’original ou une copie du dossier médical, auquel cas les frais sont à la charge du patient;
• À la demande du médecin qui a quitté le groupe, lorsque les médecins du groupe reconnaissent que ce dernier est le médecin qui a assuré la prise en charge et le suivi du patient, lui remettre le dossier original ou la partie pertinente du dossier. Dans un tel cas, à moins d’une entente préalable, la totalité des frais est payée par le médecin qui a quitté le groupe. Les médecins qui font toujours partie du groupe doivent alors conserver pendant 5 ans la liste des dossiers remis au médecin qui a quitté le groupe ou la liste des parties de dossiers remises.

Le cessionnaire ou le gardien provisoire, selon le cas, doit tout d’abord s’assurer que les patients visés par les dossiers reçoivent une communication de la cession ou de la garde provisoire si le médecin ayant cessé d’exercer ne l’a pas déjà fait. La communication peut se faire, par exemple, par la publication d'un avis à la population dans un journal du territoire où le médecin exerçait.

De plus, le CMQ doit être informé dans les 30 jours de la prise d’effet de la cession ou de la garde provisoire. Le modèle de convention que nous mettons à votre disposition doit être dûment rempli et signé puis retourné au CMQ. Cette convention peut intervenir à titre gratuit ou à titre onéreux.