Un médecin tient une calculatrice devant un ordinateur

Cessation d’exercice ou de changement de lieu d’exercice

Responsabilités et obligations du médecin relativement aux dossiers médicaux dont il a la responsabilité lorsqu’il cesse d’exercer définitivement ou de façon temporaire ou change de lieu d’exercice

Notre Règlement concernant les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin prévoit, pour des raisons évidentes de confidentialité et d’accessibilité, plusieurs règles en matière principalement de tenue et de cession de dossiers.

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Cessation d’exercice 

Soumettre le nom d’un cessionnaire ou d’un gardien provisoire

Lorsqu’un médecin exerçant ailleurs que dans un établissement au sens de la loi décide de cesser d’exercer, il doit trouver un autre médecin qui prendra sous sa responsabilité les dossiers médicaux de ses patients. Cet autre médecin agira à titre de cessionnaire ou de gardien provisoire, selon le cas, et ses informations devront être transmises aux patients dans les meilleurs délais. De plus, le Collège doit être informé dans les 30 jours de la prise d’effet de la décision de cesser d’exercer. Le Collège met à votre disposition un modèle de convention de cession ou de garde provisoire. La convention peut intervenir à titre gratuit ou à titre onéreux.

On entend par « cessionnaire » un médecin ou un groupe de médecins à qui sont cédés les effets d'un médecin lors d’une cessation définitive d'exercice. Et on entend par « gardien provisoire » un médecin, un groupe de médecins ou un ayant cause d’un médecin décédé, à qui sont confiés les effets d’un médecin avant qu’un cessionnaire ne soit désigné ou lors d’une cessation temporaire d’exercice.

Qu’arrive-t-il si un médecin décide de demeurer inscrit au tableau de l’ordre en tant que membre inactif? 

À ce moment-là, il conserve la garde des dossiers de ses anciens patients, à moins que le Collège ne considère que le public ne serait pas adéquatement protégé. Si c’est le cas, le membre inactif doit trouver un cessionnaire ou un gardien provisoire ou, à défaut, remettre les dossiers au Collège qui agira à ce titre. Il devra alors rembourser les honoraires et les frais assumés par le Collège.

Le médecin qui fait l’objet d’une radiation temporaire du tableau de l’ordre pour une période de moins d’une année peut conserver la garde des dossiers médicaux dont il a la responsabilité, à moins que le Collège ne considère qu’une cession ou une garde provisoire est nécessaire pour la protection du public.

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Changement de lieu d’exercice 

Communiquer les nouvelles coordonnées

Lorsqu’un médecin qui assure le suivi clinique d’un patient estime que son changement de lieu d’exercice peut compromettre ce suivi, il doit lui communiquer, par le moyen qu’il considère comme le plus approprié, l’adresse de son nouveau lieu d’exercice ainsi que son numéro de téléphone. De plus, un médecin a l’obligation d’informer le Collège de tout changement de domicile professionnel ou d’adresse de courrier électronique établie à son nom, et ce, dans un délai de 30 jours.

Mise à jour des informations

Pour effectuer son changement d’adresse, le médecin doit accéder à la section sécurisée et mettre ses informations à jour.

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Lorsque le Collège devient cessionnaire ou gardien provisoire  

Rembourser les frais et les honoraires

Dans tous les cas où le Collège prend possession des dossiers médicaux d’un médecin, une facture est transmise à ce dernier (ou à sa succession). En effet, tous les honoraires et les frais assumés par le Collège lors d’une cession ou d’une garde provisoire doivent être remboursés. Ces sommes comprennent notamment les frais d’administration, de conservation, de gestion, de garde et de destruction.

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Conservation et destruction

Respecter les délais et la confidentialité des renseignements personnels

Lorsqu’un médecin exerce dans un centre exploité par un établissement de santé, les règles de conservation et de destruction sont celles qui s’appliquent au dossier de l’usager.

Lorsqu’un médecin exerce dans tout autre lieu, il doit maintenir un dossier médical pendant une période d’au moins 5 ans, suivant, selon le cas :

  • la date de la dernière inscription ou insertion au dossier

    OU
  • la date de fin du projet (s’il s’agit d’un projet de recherche)

Épuration d’un dossier actif

Le dossier médical est considéré comme actif lorsque la dernière inscription ou insertion date de moins de 5 ans. La portion du dossier actif datant de moins de 5 ans doit être conservée. A contrario, la portion du dossier actif qui date de plus de 5 ans peut être détruite à l’exception :

  • des rapports d’anatomopathologie;
  • des rapports d’endoscopie;
  • des comptes rendus opératoires, d’anesthésie et de chirurgies majeures;
  • de tout autre document identifié par l’Association canadienne de protection médicale (ACPM) ou par l’assureur privé.

Destruction d’un dossier inactif

Après une période de 5 ans caractérisée par l’absence d’inscription ou d’insertion, un dossier médical est réputé inactif et peut être détruit. Tout dossier constitué dans le cadre d’un projet de recherche est considéré comme inactif 5 ans après la fin de ce projet. Il est cependant conseillé de conserver une liste des dossiers détruits avec la date de leur destruction.

Lors de la destruction d’un dossier médical, le médecin doit s’assurer que les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels d’une patiente ou d’un patient sont respectées.

Enfin, l’épuration d’un dossier actif et la destruction d’un dossier inactif ne sont pas des obligations. Le médecin peut, s’il le souhaite, conserver des éléments d’un dossier au-delà du délai minimal prescrit par règlement.

Il est interdit de laisser un dossier non déchiqueté dans un bac de recyclage à l’extérieur d’une clinique, ou simplement abandonné sur les lieux lors de la fermeture d’une clinique.

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Entreposage 

Choisir un endroit qui permet au médecin de garder le contrôle

Un médecin ne peut faire entreposer les dossiers médicaux de ses patients dans une juridiction hors du Québec. Il ne peut non plus céder ces dossiers à une entreprise externe. En effet, les patients, ou toute autre personne, ne peuvent s’adresser directement à une telle entreprise pour toute demande relative à l’accès au dossier médical. Le médecin doit, en tout temps :

  • conserver le contrôle des informations ou des documents qu’il inclut au dossier ou dont il transmet copie au patient ou à des tiers; et
  • continuer à assumer toutes les responsabilités inhérentes à la détermination des coûts associés à cette transmission.

Néanmoins, le médecin peut faire entreposer les dossiers au sein d’une entreprise externe située au Québec, telle une compagnie de gestion ou d’archivage. Cette entreprise pourra les conserver dans un lieu assurant le respect de la confidentialité, faire les photocopies et dresser la facturation, conformément aux instructions du médecin.

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Transcription, reproduction et transmission 

Respecter les délais et imposer des frais raisonnables, le cas échéant

L’accès au dossier médical est gratuit! Néanmoins, dans la mesure où le patient requiert une photocopie de son dossier, le médecin peut lui facturer des frais de transcription, de reproduction et de transmission. Ces frais doivent néanmoins être raisonnables. De plus, le médecin est tenu de respecter les délais de transmission des documents, tel que prévu au Code de déontologie des médecins.

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Dossiers papiers vs dossiers électroniques 

Appliquer les mêmes règles dans les deux cas

Quel que soit le support utilisé, le médecin doit s’assurer que le dossier médical est complet et qu’il contient en un seul lieu l’ensemble des renseignements et documents pertinents au suivi médical du patient.