Numérisation des dossiers papier en cabinet médical
Quand il exerce en cabinet, le médecin peut-il détruire la version papier des dossiers cliniques de sa patientèle après en avoir fait la numérisation? La présente page Web répond à cette question et apporte différentes précisions complémentaires.
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information prévoit qu’un document numérisé a la même valeur que son original papier, à condition que son intégrité soit assurée. Une fois numérisés, il est donc possible, pour le médecin traitant, de détruire la version papier des dossiers cliniques de ses patients.
Précautions à prendre lors de la numérisation
Concrètement lors de la numérisation, le médecin doit s’assurer que :
- le document clinique numérisé contient toute l’information, sans modification ni perte par rapport au document papier;
- le support de conservation et les outils utilisés garantissent sa stabilité et sa pérennité, pour toute la période de conservation prévue au Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin.
Description du processus de numérisation
Le médecin doit également décrire, par écrit, le processus de numérisation auquel il a eu recours et conserver cette documentation aussi longtemps que les documents numérisés.
Cette documentation doit notamment préciser :
- le format du document original (ex. : papier);
- la méthode de numérisation utilisée, incluant une description du processus, de l’équipement et du type de fichiers;
- les moyens mis en place pour vérifier la qualité et la conformité de la reproduction.
Copies des dossiers cliniques à la demande
Une version papier doit pouvoir être tirée à partir du dossier numérisé à la demande de toute personne intervenante, qui, conformément à la loi, a le droit d’avoir accès ou d’obtenir une copie du dossier.
Une copie électronique de sauvegarde devrait également être conservée dans un lieu distinct du cabinet. Le médecin doit s’assurer que le contrat de service et l’entente avec les propriétaires de ce lieu garantissent la confidentialité des données conservées.
Protection des renseignements personnels de la patientèle
La protection des renseignements personnels doit être assurée en tout temps, tant pendant le processus de numérisation que lors de la destruction du support papier. De plus, le médecin doit voir à sécuriser l’accès aux dossiers numérisés.
Couverture d’assurance
Enfin, avant de procéder à la destruction de la version papier du dossier de sa patientèle, il peut être avisé pour le médecin de consulter son assureur afin d’avoir la certitude que cette destruction n’aura pas d’impact sur sa couverture d’assurance.
Pour toutes les autres exigences liées à la tenue du dossier clinique, nous vous invitons à consulter le Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin.